Dichiarazioni doganali on-line in Albania
Dichiarazioni doganali on-line in Albania
La dogana albanese ha iniziato ad accettare dichiarazioni commerciali online, ma nel frattempo chiede che i documenti e le informazioni relative all’attività doganale dichiarativa siano conservati per conto dei controlli fisici.
Un recente orientamento della Direzione generale delle dogane stabilisce che il fatto che la dichiarazione doganale sia resa online senza lettere mediante l’applicazione della firma elettronica, nonché la corretta attuazione delle procedure relative alla conservazione e all’archiviazione di documenti e altre informazioni da parte dei dichiaranti, direttamente o indirettamente coinvolti direttamente o indirettamente nell’esecuzione delle formalità doganali o nei controlli doganali:
Mantieni e archivia tutte le altre informazioni:
Su richiesta delle autorità doganali e entro determinati termini, fornire a tali autorità tutti i documenti e le informazioni richiesti in forma appropriata, fornendo tutta l’assistenza necessaria per l’adempimento di formalità o controlli.
il deposito di dichiarazioni doganali, una dichiarazione di custodia temporanea, di una dichiarazione sommaria di entrata. La dichiarazione sommaria di rilascio, la dichiarazione di esportazione o la notifica di riesportazione da una persona alle autorità doganali o la presentazione di una domanda di autorizzazione o di qualsiasi altra decisione rendono responsabile l’accuratezza e la completezza delle informazioni fornite nella dichiarazione, avviso o domanda:
Autenticità e autenticità di ogni documento che accompagna la dichiarazione, la notifica o l’applicazione;
Se del caso nel rispetto di tutti gli obblighi relativi al vincolo delle merci in questione ad un regime doganale o lo svolgimento delle operazioni autorizzate.
Best practice per l’archiviazione e la protezione dei documenti
È molto importante che il dichiarante adotti tutte le misure necessarie per disporre di un potente sistema per la manutenzione e la manutenzione dei documenti informativi, altri dati tra cui la fornitura di sistemi di supporto adeguati o il ripristino di emergenza.
Documenti e dati devono essere accurati e aggiornati,
leggibile
Facilmente accessibile
Disponibile per il controllo
Il dichiarante dovrebbe adottare misure per conservare i documenti giustificativi insieme alla dichiarazione.
Una volta all’anno vengono eseguiti controlli fisici, che si riflettono in un record archiviato in un file separato per questo scopo. Non più di una volta all’anno viene effettuata la pulizia di scaffali, cassette di sicurezza, armadi, scatole e file, nonché la disinfezione degli impianti di stoccaggio.
Il dichiarante deve fare ogni sforzo per garantire che i documenti archiviati siano protetti nel luogo in cui sono conservati.
Quando non è in uso, lo spazio deve sempre essere aperto e si deve prendere in considerazione la chiusura aggiuntiva dei locali o dei magazzini, come porte blindate e finestre con maglie metalliche.
Il dichiarante deve assicurarsi di non poter avere accesso non autorizzato a documenti informativi aventi:
1-A terminale monouso per uso ufficiale o impostare un sistema di accesso con password per accedere solo a file / cartelle di lettura legittimi
b-un registro per tutte le modifiche che usi.
Il dichiarante deve adottare misure precauzionali contro le interferenze illegali degli hacker che possono ottenere o scaricare direttamente informazioni dal sistema informatico come:
Un firewall
Autenticazione della persona
Messaggio di crittografia
9- I locali di cui al punto cinque sono provvisti di:
– Dispositivi di protezione antincendio
– i raggi di protezione dai raggi di polvere, polvere e parassiti
– sistema di ventilazione e aria condizionata
I documenti in questi ambienti sono collocati in cartelle di cartone e le ultime nello stack e nel vault.
– Ogni dichiarante deve conservare i documenti e le informazioni di cui alla parte 1 per almeno tre anni.
– Nel caso di merci immesse in libera pratica in altre circostanze indicate o dichiarate per l’esportazione, tale periodo inizia il 31 dicembre dell’anno in cui sono state accettate le dichiarazioni doganali di immissione in libera pratica o di esportazione.
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